Gestion de ressources

  • Permet de gérer les réservations de salle informatiques, video-projecteur, portables, ect…
  • L’application est compatible avec le système d’authentification de l’ENT.

 

GRR

Ressources vidéos

 


Documentation complète


GRR est un système de Gestion et de Réservations de Ressources. GRR est particulièrement adapté à la gestion et la réservation de salles et de matériels, mais il peut également être utilisé comme mini-agenda partagé. Il s’agit d’une adaptation d’une application PHP/SQL sous licence GPL : MRBS (http://mrbs.sourceforge.net). Cette adaptation est également sous licence GPL donc libre et gratuite.

1.1. Les principales fonctionnalités de GRR sont :

  • l’accès à l’outil de gestion partagée via n’importe quel navigateur web,
  • l’administration de plusieurs types de ressources partagées (salles, voitures, matériels, …),
  • la gestion des réservations de ces ressources (création, modification, suppression),
  • la gestion du type d’accès à une ressource ; accès restreint à certains utilisateurs ou non,
  • la possibilité d’effectuer des réservations périodiques,
  • la possibilité de configurer un calendrier des jours « fériés », inaccessible aux réservations,
  • la possibilité de poser des réservations « sous réserve », à confirmer avant une date fixée,
  • la possibilité de poser des réservations « avec modération »,
  • la possibilité d’effectuer des réservations au nom d’autres utilisateurs ou de personnes extérieures
  • la possibilité de définir, domaine par domaine, des champs additionnels,
  • la possibilité de définir des “jours cycle” (voir documentation),
  • la gestion fine d’envoi de mails automatiques,
  • la délégation à des utilisateurs, de l’administration de certains domaines,
  • la délégation à des utilisateurs, de la gestion des réservations pour certaines ressources,
  • la possibilité pour un gestionnaire, d’afficher une réservation comme étant « en cours d’utilisation »,
  • la possibilité de rendre temporairement indisponible une ressource pour maintenance par exemple,
  • la possibilité de configurer une fiche de présentation avec image pour chaque ressource,
  • la visualisation du planning des réservations des ressources sous différentes formes,
  • la possibilité de paramétrer le type d’accès à l’application (obligation ou non de se connecter pour accéder au site),
  • la possibilité de personnalisation par domaine les paramètres d’affichage du planning des réservations (heures de début et fin de journée, plus petit bloc réservable, … ou bien créneaux pré-définis).
  • la possibilité de fixer, pour chaque ressource, un nombre maximal de jours au-delà duquel l’utilisateur ne peut pas réserver ou modifier une réservation existante.
  • la possibilité de fixer, pour chaque ressource, un temps, en-deçà duquel l’utilisateur ne peut pas réserver ou modifier une réservation existante.
  • La possibilité de réserver ou de libérer très rapidement des journées entières simultanément sur plusieurs ressources de plusieurs domaines et selon un calendrier.
  • Compatibilité avec UTF-8.

1.2.Les utilisateurs

Les différentes catégories d’utilisateurs sont :

a) Les administrateurs

L’administrateur a accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’application : il gère les ressources, la base de données et les autres utilisateurs. Il peut tout voir, réserver et modifier ou effacer toutes les réservations. Il a accès à l’ensemble des paramètres de configuration de GRR.

b) Les administrateurs restreints de sites (version 1.9.6)

Lorsque la fonctionnalité “multi-sites” est activée, il est possible de définir des “sites”, qui sont des unités qui regroupent des domaines. Il est alors possible de définir des administrateurs de sites. En plus de ses droits normaux, l’administrateur d’un site a la possibilité de gérer entièrement un site : création, suppression, modification d’un domaine ou d’une ressource, ajout et suppression de gestionnaires des réservations, d’administrateur de domaines, gestion des mails automatiques.

c) Les administrateurs restreints de domaines

L’administrateur de domaines est à la base un « usager » (voir plus bas) à qui l’administrateur a donné des droits supplémentaires pour administrer tel ou tel domaine.

Concernant les domaines dont ils ont la charge, les administrateurs restreints peuvent, pour le(s) domaine(s) qu’ils administrent :

  • créer, modifier ou supprimer des ressources,
  • dans le cas d’un domaine à accès restreint, ajouter ou supprimer des utilisateurs autorisés à avoir accès au domaine,
  • gérer la liste des utilisateurs à avertir automatiquement par mail lors des réservations d’une ressources donnée,
  • gérer la liste des gestionnaires pour chaque ressource du domaine (voir plus bas),
  • activer ou désactiver un ou plusieurs types de réservation pour le domaine.

d) Les gestionnaires

Le gestionnaire est à la base un « usager » (voir plus bas) à qui l’administrateur a donné des droits supplémentaires pour gérer telle ou telle ressource.

Concernant les ressources dont ils ont la charge, les gestionnaires peuvent :

  • supprimer ou modifier n’importe quelle réservation,
  • être prévenus par mail de la réservation d’une ressource ou de la modification/suppression de la réservation (voir rubrique plus bas),
  • signaler qu’une réservation est en cours d’utilisation (sur les plannings, un symbole spécifique apparaît alors dans la case de la réservation),
  • rendre temporairement indisponible à la réservation une ressource (pour maintenance par exemple).

e) Les usagers

l’usager :

  • peut voir les réservations dans les domaines publics, réserver et modifier ou effacer ses propres réservations,
  • peut être prévenu par mail de la réservation d’une ressource ou de la modification/suppression de la réservation (voir rubrique plus bas),
  • a accès à la consultation de la disponibilité ou indisponibilité des ressources des domaines publics,
  • a accès au détail des réservations,
  • a accès à l’outil “Recherche – Rapports – Statistiques” (selon le paramétrage dans la configuration générale) ,
  • a accès à la gestion de son compte pour modifier ses paramètres personnels (mot de passe, email, affichage par défaut, …)

Pour les domaines à accès restreint, seuls les usagers spécifiés par l’administrateur y ont accès. Les usagers autorisés y ont alors les même possibilités que dans les domaines publics.

Par défaut, un usager (ni même un gestionnaire ou un administrateur restreint de domaines) ne peut effectuer une réservation dans le passé, ni modifier ou supprimer une réservation passée. Seul l’administrateur a cette possibilité. Il est néanmoins possible de permettre pour une ressource donnée, réservation dans le passé ainsi que les modifications/suppressions de réservations passées.

f) Les usagers “gestionnaires d’utilisateurs”

Le gestionnaire d’utilisateurs, en plus des possibilités d’un usager normal peut :

  • ajouter des utilisateurs ayant pour statut “usager” ou “visiteur”,
  • modifier un utilisateur ayant pour statut “usager” ou “visiteur”, (nom, prénom, mot de passe, email, statut, etat),
  • supprimer un utilisateur ayant pour statut “usager” ou “visiteur”,
  • importer dans GRR un fichier d’utilisateurs (format CSV)

g) Les visiteurs

Un « visiteur » peut voir les réservations dans les domaines publics (et dans les domaines à accès restreints selon la configuration) ainsi que le détail des réservations mais ne peut ni réserver, ni effacer, ni modifier une réservation. Le visiteur n’a pas accès à son compte et ne peut donc pas modifier son mot de passe. Selon le paramétrage dans la configuration générale, le visiteur a ou non accès à l’outil “Recherche – Rapports – Statistiques”.

1.3.Propriétaires et bénéficiaires

Pour chaque réservation effectuée, GRR distingue le propriétaire de la réservation (celui qui a effectué la réservation) et le bénéficiaire de la réservation celui au nom duquel la réservation a été effectuée.

La plupart du temps (fonctionnement par défaut), le propriétaire et le bénéficiaire sont une même personne.

Mais il est possible d’autoriser, ressource par ressource, des utilisateurs à réserver (ils sont alors propriétaires de la réservation) au nom d’autres utilisateurs (qui deviennent alors bénéficiaires de la réservation).

Délégation

L’administrateur général a toujours cette possibilité, mais il peut déléguer ce droit :

  • uniquement aux administrateurs restreints du domaine,
  • ou bien aux gestionnaires de la ressource (et aux administrateurs restreints du domaine),
  • ou encore à tous les utilisateurs de la ressource.

Par défaut, seul l’administrateur général dispose de ce droit.

Bénéficiaires : des utilisateurs de GRR ou bien des personnes extérieures

Les bénéficiaires sont en général des utilisateurs enregistrés dans GRR. Mais il est également possible de réserver au nom de personnes extérieures. Dans ce cas, le créateur de la réservation dispose de deux champs supplémentaire dans l’interface de réservation :

  • un champ obligatoire pour préciser les nom et prénom du bénéficiaire,
  • un champ facultatif pour préciser l’adresse email du bénéficiare.

Remarques

  • Dans le cas où une réservation est effectuée au nom d’une personne extérieure, celle-ci ne dispose pas de la possibilité de modifier la réservation.
  • Les personnes extérieures sont des personnes ne disposant pas de compte dans GRR. Par conséquent, un utilisateur qui s’authentifie par LDAP n’est pas une personne extérieure. Mais, si un utilisateur “LDAP” ne s’est jamais connecté à GRR, il n’a pas encore de compte dans GRR et par conséquent, il n’apparaît pas dans la liste déroulante des personnes au nom desquelles on peut effectuer une réservation.

Règles de fonctionnement

  • Le propriétaire d’un réservation, même s’il n’en est pas bénéficiaire, a le droit de la modifier ou de la supprimer.
  • De même le bénéficiaire d’un réservation, même s’il n’en est pas le propriétaire, a le droit de la modifier ou de la supprimer.
  • Lorsque qu’un utilisateur effectue une réservation au nom d’un autre utilisateur ou bien modifie ou supprime une réservation existante faite au nom d’un autre utilisateur, un mail de notification est automatiquement envoyé au bénéficiaire de la réservation (à condition que l’envoi de mails automatiques soit activé et que le champ email du bénéficiaire soit correctement renseigné).

1.4.Type d'accès

L’administrateur a le choix entre deux types d’accès à l’application GRR, selon le paramétrage dans la configuration générale :

  • Accès libre en consultation : il n’est alors pas nécessaire de se connecter pour consulter le planning des réservations. L’internaute a les mêmes possibilités qu’un « visiteur » connecté (hormis l’outil “Recherche – Rapports – Statistiques”). Dans ce type de configuration GRR est accessible librement et vos ressources et les réservations sont alors visibles de tous.

FAQ :

Brider les réservations périodiques :

Si vous avez des professeurs un peu trop accro aux ressources, afin de laisser de la place à tous, vous pouvez paramétrer :
– dans Administration / Domaines et ressources / pour chaque domaine :
— le nombre max. de réservations par utilisateur (20)
et pour chaque ressource :
— le nombre max. de réservations par utilisateur (5)
— le nombre maximal de jours au-delà duquel l’utilisateur ne peut pas réserver ou modifier une réservation (30)